Planlægning

I god tid

• Book tidligt. De populære lokaler og datoer bliver hurtigt optaget, især forår og efterår og op til jul.
• Læs betingelserne. Tjek, hvornår antallet af deltagere senest skal bekræftes, og hvad det koster at afbestille eller ændre.
• Send en "gem datoen", så snart datoen ligger fast, og den endelige invitation med program senere.
• Spørg ind til hensyn i tilmeldingen: kost, allergier og behov for adgang.

Eksempel på en heldag

Et program, der giver pauser i passende intervaller og plads til, at noget tager længere tid end planlagt:

08.30

Ankomst, kaffe og registrering

09.00

Velkomst og dagens formål

09.15

Første oplæg

10.15

Pause

10.30

Gruppearbejde

12.00

Frokost

12.45

Andet oplæg, gerne med noget, der får deltagerne op at stå

13.45

Pause med kaffe og noget sødt

14.00

Opsamling i plenum

15.15

Næste skridt, og hvem gør hvad

15.30

Tak for i dag

Hold en kort pause mindst hver halvanden time. Koncentrationen falder, når man sidder stille længe, og især efter frokost hjælper det at lægge noget aktivt ind.

Hybridmøder

Når nogle deltager i lokalet og andre online, glemmer man let dem på skærmen. Sørg for, at:

• de online deltagere kan høre alle i rummet, ikke kun oplægsholderen,
• en person i lokalet har ansvaret for chatten og giver ordet til de online deltagere,
• materialer og præsentationer deles digitalt, så alle ser det samme,
• forbindelsen er testet i selve lokalet, gerne dagen før.

Bagefter

Send et kort referat med beslutninger og aftaler, mens mødet stadig er friskt. Spørg deltagerne, hvad der fungerede, og noter det, så næste møde bliver lidt bedre. Notér også, hvad lokalet gjorde godt og skidt, hvis I skal bruge stedet igen.